نکات مهم در نگارش نامه های اداری

یقیناً همه ی ما در طول زندگی خود نیاز داریم تا حداقل یک بار نامه بنویسیم و بهتر است که بتوانیم نامه خود را به اصولی ترین شکل ممکن بنویسیم. بنابراین یادگیری برخی از نکات در این مورد، میتواند به ما در نگارش یک نامه ی خوب کمک کند.

شروع نامه

- در صورتی که دریافت کننده نامه را کاملا میشناسید باید علاوه بر نام، عنوان او را هم ذکر کنید.

Dear Mr. President Obama

- در صورتی که نام او را می دانید ام عنوانش را نمیدانید نا او را ذکر کنید. این در صورتی است که شما نامه ای دریافت کرده و وی نام خود را در آنجا ذکر کرده باشد و شما در پاسخ به آن نامه بسیار بهتر است که نام او را بنویسید.

Dear Mr. Smith

Dear Mrs. Johnson

Dear Miss Brown

- در صورتی که نام و نام خانوادگی فرد را میدانید و جنسیت او را نمیدانید، نام و نام خانوادگی او را بعد از Dear بنویسید:

Dear Ashley Johnson

- در صورتی که نام دریافت کننده را نمیدانید و مطمئن هستید که دریافت کننده آقا می باشد از Dear Sir و در صورتی که مطمئن هستید دریافت کننده خانم میباشد از Dear Madam استفاده کنید.

- در صورتی که نمیدانید که دریافت کننده خانم یا اقا میباشد از فرم زیر استفاده کنید.

Dear Sir/Madam

Dear Sir or Madam

موارد که شروع نام های اداری و شغلی و رسمی نباید استفاده شود.

- هرگز از نام کوچک به تنهایی استفاده نکنید.

- از Dear Miss, یا Dear Mrs. بدون نام هرگز استفاده نکنید.

- آز My Dear هرگز استفاده نکنید.

کلمات

- از کلمات محاوره ای و ناماًنوس استفاده نکنید.

- از استفاده از کلمات ادبی و سنگین خوداری شود.

- از استفاده از کلمات چاپلوسانه و لعاب دار خودداری شود.

- از افعال مجهول تا حد ممکن استفاده نشود.

عباراتی که بیشتر در شروع نامه به کار برده میشود.

In replay to your letter

To meet a demand

We must apologies for

We wish to inform you that

We would appreciate it if you could

I find it necessary to

We would appreciate your reply

With reference to

Would you please let us

I am very much obligated to you if

I am sorry to have to say that

In accordance with your request

Please accept my thanks for

I regret to inform you that

Could you favor me with

Referring your letter of

We hasten to thank you for

I am anxious to hear from you about

We wish to remind you that

در پاسخ نامه ی شما

برای برآوردن تقاضا

ما باید پوزش بخواهیم برای

ما مایل هستیم به استحضار شما برسانیم که

ما سپاسگذار خواهیم بود اگر شما میتوانستید

من لازم دانستم به

ما از پاسخ شما سپاسگذار خواهیم بود

با اشاره به، عطف به

آیا لطف شما اجازه میدهد به ما

من بسیار مدیون شما خواهم بود اگر

من بسیار متاسفم از اینکه بگویم

طبق خواسته شما، برحسب درخواست شما

لطف سپاس مرا بپذیرید برای

من متاسفم به اطلاع شما برسانم که

میتوانید یک لطف به من بکنید تا

در استناد به نامه شما

ما شتاب داریم برای تشکر از شما بابت

من مشتاق شنیدن از شما هستم درباره

ما مایل هستیم به شما یادآوری کنیم که

عبارات زیر نمونه هایی از عبارات مورد استفاده در نامه نگاری انگلیسی رسمی می باشد.

To agree with

As agreed

As far as I’m concerned

As per your request

In compliance with

At your convenience

At your earliest convenience

To be confident in

On behalf of

Payable in advance

Please allow me

Please send me your instructions

In case of need

In conformity with

Accordingly

In due time

Consequently

در موافقت با

در تایید

از آنجاییکه من نگران (علاقه مند) ... هستم

طبق درخواست شما

در موافقت با، برطبق

در زمانی که برای شما مقدور است

در اولین فرصتی که برای شما امکان داشت

برای اطمینان از

به نمایندگی از طرف

قابل پیش پرداخت

لطفا به من اجازه دهید

لطفا برای ما بفرستید

در صورت لزوم

به موجب، برحسب

در نتیجه، بنابراین

در موقع خود، در زمان مناسب

در نتیجه

هنگامی که نامه را به پایان می بریم استفاده از یک عبارت تعارفی و احترام آمیز جلوه بسیار خوبی به نامه میدهد. عبارات مورد استفاده برای بستن و به پایان رساندن نامه:

Yours faithfully

یک عبارت پایانی برای همه نامه های رسمی

Yours truly

مناسب برای نامه های رسمی معمولی

Yours very truly

مانند قبلی و کمی دوستانه تر

Yours sincerely

مناسب برای همه نامه های شخصی

Yours cordially

برای افراد خشک و رسمی که نمی خواهند از عبارت ساده ردیف 4 استفاده کنند.

Fondly

برای اعضا درجه یک خانواده، برای نامه عاشقانه

برای یک پایان مودبانه و احترام آمیز از عبارت Best regards استفاده میکنیم.

نامه با نام و نام خانوادگی یا نام خانوادگی، پایان می یابد.